为提高采购效率,有效的投标不一定是合格的投标

日前,济宁市市中区政府办公室印发了《济宁市市中区建设工程项目招标投标操作规程》、《济宁市市中区政府采购项目操作规程》,“两个规程”为市中区工程建设项目招标投标和政府采购工作确立了行为准则。

一、开标人员是无权废标的。

材料核算系统可以细化材料差异计算精确程度,对于采购件达到个别差异计价,为实际成本系统提供准确的采购件成本,也为企业的经营决策提供可靠的数据依据。

据了解,“两个规程”不仅明确界定财政性资金和采购类别、采购限额标准、审批权限,同时对网下询价、追加采购、协议供货等内容作出了规定,规程还提出市中区将直接使用市级政府集中采购目录,将部门自行采购限额提高到3000元(办公家具5000元、工程1万元),但规定部门年度自行采购总额属于政府集中采购目录内的不得超过3万元,属于部门集中采购目录内的不得超过10万元,既增加了部门采购的灵活性,又防止了部门化整为零规避监管。

二、只有评标委员会有权废标。

控制物资消耗,减少企业产品的生产成本,实现利润的最大化是现代企业进行信息化管理所追求的目标,而对原材料的成本核算,作为企业生产成本的重要组成部分,通常是企业手工管理中的弱项。多数企业在手工核算中采用综合料差计算材料差异率,情况稍好些的企业采用了分类料差,但由于数据量大、入出库业务频繁等原因,企业很难通过手工核算实现对不同材料的个别料差管理,而这正是信息化管理所具备的天然优势之一。

为提高采购效率,满足特殊情况下的采购需求,规程还提出,在时间紧急的情况下,如申请采购的货物或服务之前已有其他采购人采购成功,采购时间距其合同日期不超过1年,且价格变动幅度不大、采购金额不超过该合同金额10%的,应采购人要求,经区招监办项目联审会议研究,可采取单一来源采购的方式跟单采购。为保证市公共资源交易平台外网下询价采购的公开、公平、公正,建立了采购人邀请区监察、财政、审计等部门专业人员现场监督评审的制度,并实行缺席默认制。

三、开标人员有权拒绝迟到的投标文件和未按要求密封的投标文件以及未提交投标保证金的投标。

企业手工计算材料成本,通常会存在以下问题:

两个《规程》的出台,将有效封堵公共资源交易监管漏洞,遏制违规现象,保证工程质量,节约财政资金,使招标采购工作走上规范化道路。

四、凡在开标会上公开唱标的投标,在法律上都是有效的投标。有效的投标不一定是合格的投标。投标是否合格,是否实质上响应,是否应该废标,要有评标委员会来裁定的。要分清“有效”和“合格”,这是两个不同的概念。

·采用分类料差的方式,采购件的差异按照大类来划分,不利于进行材料差异分析。在自制件成本计算时,对于领用的采购件,也无法准确区分出不同采购件的领用成本,容易掩盖产品成本变动的真实原因。

·费用发票和采购发票一起录入,模糊了系统中不同类型发票的界限,造成系统内一张发票有可能对应不同纸质发票的现象,一方面导致纸质单据与电子单据无法核对,另一方面也大大增加了系统处理的复杂度。

·如果企业已经应用了成本管理系统,能够计算细化到零部件的自制件成本,但是为了保证自制件成本的相对准确,一般需要每个月在手工计算分类料差后,在成本系统里手工维护材料差异率,工作重复繁琐。

材料核算系统是成本系统的数据来源之一,如果客户采用的是计划价体系,系统将采购物资按计划价进行管理,采取个别差异率法,更真实反映材料成本;对于实际价体系,系统则取得发票与合同价的差异,通过对采购发票的记账,将入库物资的差异写入材料核算系统,进行汇总计算。通过每个物资的期初差异和当月累计入库差异,计算出每个物资的差异率及每张出库单的出库差异,从而得到每张料单的实际领用资金。因此,材料核算系统可以细化材料差异计算精确程度,对于采购件达到个别差异计价,为实际成本系统提供准确的采购件成本,也为企业的经营决策提供可靠的数据依据。

系统通过账本与各个仓库的实物账进行对应,如果仓库管理系统规划得当,财务人员将可以很方便的实现材料账与仓库账的对账,即使不能一一对因,也可以采用一本材料账对应多个仓库的方式,降低材料会计的数据核对难度,提高工作效率。

为了保证材料核算系统的应用效果,企业在系统上线后,必须做好相应业务的管理要求,比如:

·进行材料核算需要企业严格区分自制采购库房,对于委外加工入库的物料,必须入自制库房。

·当月所有采购仓库的入出库业务已经完成,仓库已经结账。

·采购员已把当月所有采购发票(采购发票,费用发票)录入应付系统,且财务已经记账。

·办理转库业务时,物资只能在相同性质的仓库间进行转换。采购库间的物料相互转移,当两个采购库属于一个账本时,材料明细账上的结存差异不会转移,当两个采购库属于不同账本时,材料明细账上的结存差异会跟随物料数量的转移比例进行转移。

·办理盘库业务时,盘盈的物料以计划价进入材料明细账。盘亏要以出库的形式从材料明细账上扣除。

·计划价调整会涉及到库存、应付、材料核算等多方面的数据变化,所以在材料核算系统上线后,不允许直接修改物料定义中计划价,而应该调用计划价调整程序进行统一处理。

南车长江集团有限公司是RS10材料核算系统的用户之一,在项目验收时,总部财务部给出的应用效果评价是材料核算子系统为长江公司各分公司核算了生产过程中包括原材料、外购半成品、修理用备件、低值易耗品等在内的各种物料实际采购成本与计划成本差异,物料产生的成本差异由之前的综合差异率改为个别料差率进行归集与分配,产生的差异按每个物料单独核算,所有发出的物料按自已的材料成本差异额进行分配,最终完工产品按所耗物料单独分配的料差开展成本归集,不再受其他物料产生差异的影响。项目验收结论中专家组一致认定材料核算系统有利于准确的反映长江公司各种产品的实际材料成本,提高了企业成本信息的真实性和准确性。

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